Het lijkt net alsof data niets weegt, alsof data geen impact heeft op de omgeving, omdat het digitaal is. Helaas zijn mensen niet in staat de werkelijke impact van iets onzichtbaars te doorzien. Data is echter niet helemaal onzichtbaar, ergens staat deze data 24/7 energie te slurpen…..
Hoeveel data gaat er in jouw onderneming om? Hoeveel van deze data zijn echt nodig om je bedrijf draaiende te houden? Hoeveel van deze data is statisch en hoeveel data is geordend? Gefeliciteerd als je antwoord kunt geven op deze vragen, helaas kunnen de meeste bedrijven dit niet.
Het gevolg is dat de meeste bedrijven meer data opslaan dan ze ooit zullen gebruiken. Die data neemt fysieke ruimte in en slurpt energie. Wist je, bijvoorbeeld, dat vervuiling van datacenters met 450 miljoen ton is toegenomen in OECD landen sinds 2013, terwijl overall CO2 vervuiling afnam met 250 miljoen ton in dezelfde periode? Of uit een ander onderzoek: in 10 jaar tijd, tussen 2010 en 2020 is globale digitale uitstoot 37% toegenomen. Laat dit even bezinken.
Wat is het gewicht van data?
Data weegt meer dan we denken. Een gemiddelde e-mail kost 4 gram CO2, met een bijlage al snel 50 gram. Hoeveel e-mails verstuurt en ontvangt jouw organisatie per dag?
Gemiddeld gebruiken mensen, wereldwijd, ongeveer 50 GB data per maand. Ik wed dat het gemiddelde niet omlaag getrokken wordt door bedrijven in Nederland, maar eerder omhoog. Hoeveel kost dat dataverbruik aan energie? Een gangbaar getal om mee te rekenen is 0.06 kWh per gigabyte. Begin maar eens met een rekensom voor jouw bedrijf en bedenk dan meteen hoeveel zonnepanelen je nodig hebt voor een data-energieneutraal bedrijf….
Wat kun je doen?
Opruimen! Verwijder, permanent en overal, alle data die je niet nodig hebt. Uit onderzoek blijkt dat dit wel 90% van alle data in je onderneming kan zijn.
Implementeer een werkend document management systeem (een systeem is niet perse software!) dat ook voorziet in het verwijderen van documenten die niet meer worden gebruikt. Ordenen van alle ongestructureerde data (e-mail, Teams, Sharepoint, intranet) is hierbij de sleutel net als eigenaarschap. Maak iedereen verantwoordelijk voor zijn eigen vervuiling.
Wat levert het nog meer op dan duurzaamheid?
Efficiëntie. Voor elke 3-5 euro uitgegeven aan digitale vernieuwing, krijg je slechts 2 euro terug in productiviteit. Hoe dat komt? Onder andere door de aanname dat een digitaal programma orde kan scheppen in de data chaos. Dat kan het niet, dat doet het niet, dat heeft het nooit gedaan.
Een voorbeeld: E-mail zorgt er niet voor dat zaken efficiënter gaan, het is juist makkelijker en sneller om zaken minder efficiënt te doen. Als je elke email met de hand moest schrijven… hoeveel zou je er dan nog sturen? Geen 40-1000 per dag denk ik… (als jouw onderneming een andere vorm van communicatie hanteert, zoals Slack of Teams chat, etc. dan geldt hierbij hetzelfde)
Volgende keer: Gratis. Niets is gratis en digitaal al helemaal niet. Je weet dat je op sociale media betaalt met je privacy, maar waarmee betaal je de gratis Google Drive opslag of OneDrive opslag….?